Tänk vad bra det är med e-post!

Att skicka och ta emot epost

Du skickar säkert flera e-postmeddelanden varje dag och får ta emot en hel del. Visst är det fantastiskt med e-post. Men hur sköter du ditt e-postande, är du duktig och kan kan bli ännu bättre på att både skicka, besvara, vidarebefordra och arkivera e-postmeddelanden?

I dag har ett frekvent e-postande ersatt många, om inte de flesta brev som tidigare skickades per post (numera kallad ”snigelpost”). E-post ersätter också olika typer av samtal, per telefon eller vid fysiska möten. Visst spar vi tid, energi och arbete genom att kommunicera via e-post och visst är det smidigt och bekvämt, men det är inte alltid helt enkelt att ersätta annan kommunikation med e-post och det händer ibland att det inte alls fungerar.

Betänk att vid ett samtal kan du uppmärksamma din samtalspartners reaktion på det du just sagt och på så sätt snabbt rätta till missförstånd, klarlägga något som uppfattats som oklart osv.

I ett vanligt brev har du dessutom gott om utrymme att utveckla ditt ärende.

När du väljer att i stället konversera via e-post krävs det, att du är tydlig, kortfattad och inte lämnar utrymme för några missuppfattningar.

Vi på Tolklitteratur vill gärna ge några tips och idéer om vad du kan tänka på när du e-postar. Tipsen nedan bör även gälla för e-post som skickas via mobil eller läsplatta.

Innan du skickar ditt meddelande

Innan du skickar ett e-postmeddelande ska du se till att det finns gott om utrymme i inkorgen för att ta emot det svar du förväntar dig. Det innebär att inkorgen inte får vara full. Det är också viktigt att inte e-post hamnar per automatik i skräppostkorgen. Det innebär att inställningarna för vad som hamnar i skräpkorgen bör ses över.

Exempel: När du beställer en bok genom Tolklitteraturs eller någon annans hemsida på ett så kallat kontaktformulär är det viktigt att bekräftelsen på din beställning når dig. Kontrollera dina programinställningar och ta för vana att öppna skräppostkorgen innan du tömmer den. Du vill ju inte radera viktig e-post.

Mottagare av ditt meddelande

Det är viktigt att du anpassar ditt meddelande till mottagaren. Ett meddelande till en myndighet, t ex en domstol, till en nära vän eller till din mormor utformas ju på helt olika sätt.

Ta noga reda på mottagarens namn, hur det stavas och om det är lämpligt att använda en yrkestitel. Det uppfattas som mycket oartigt att slarva med stavningen av andras namn och det är i allmänhet ganska enkelt att ta reda på den korrekta stavningen.

I princip utformas ett e-postmeddelande på samma sätt som ett vanligt brev. Börja med att fundera på hur du skulle ha formulerat ett vanligt brev till just den här mottagaren. Välj språk och ton som är passande i kontakter med mottagaren och till situationen i fråga.

Exempel: När du e-postar en bekräftelse på ett tolkuppdrag som du just blivit bokad till, hos exempelvis en advokat eller när du tackar ja till en fest nästa lördag. I de här meddelandena används säkert helt olika språk och ton.

Svarsfunktion

Ibland kan det vara klokt att använda svarsfunktionen, men absolut inte alltid. Använd den gärna för att ge mottagaren möjlighet att snabbt sätta sig in i och bli uppdaterad på sammanhanget. Dessutom kan man med hjälp av svarsfunktionen själv välja att uttrycka sig mindre omfattande och ingående.

Använd däremot inte svarsfunktionen i ett meddelande som är av äldre datum när du kontaktar personen i fråga i ett nyuppkommet ärende.

När meddelandet är en förfrågan

Kanske är ditt meddelande ett svar på t ex en förfrågan, som du valt att skicka runt bland dina kollegor för att höra vad de anser, innan du besvarar meddelandet. Tänk då på att konversationen med dina kollegor kanske inte är ämnad att följa med (bifogas) ditt slutliga svar på förfrågan.

Svara i stället med ett nytt meddelande och försäkra dig om att den interna konversationen inte bifogas.

Radera tidigare konversation

Ibland kan det faktiskt vara lämpligt att radera den konversation, som pågått i ett flertal tidigare e-postmeddelanden (visas normalt längst ner i textfältet) och i stället få en nystart i en konversation genom att klicka på nytt meddelande.

Ämnesraden

Ämnet ska vara tydligt, relevant, informativt och konkret. Diffusa ämnen som ”Tjena”, ”Diverse”, "apropå" eller att lämna raden tom, bör undvikas eftersom de inte säger något om meddelandets innehåll. Oftast är det endast ämnesraden som syns i inkorgen och inte sällan avgör om mottagaren ska öppna meddelandet eller radera det. Så använd ämnesraden klokt!

Exempel på ämnen:

• Saknar termlistor till Migrationskunskap
• Den nya boken Tolklära?
• Beställning av Juridik för tolkar

Kopia och hemlig kopia

När du skickar en kopia av ditt meddelande till en mottagare är det bra att sätta in adressen på raden kopia. Du bör även ange i början av meddelandet att det även går till någon annan som t ex ”cc Lars Persson” eller "kopia: Lars Persson". Vill du spara lite tid genom att skicka ut samma meddelande till flera mottagare men inte vill att det ska synas, kan du använda raden hemlig kopia. I tillraden skriver du förslagsvis din egen e-postadress.

 

Meddelandetext

Det är som sagt ytterst viktigt att anpassa text, språk och ton till mottagaren. Tänk efter: ”Vem riktar sig mitt meddelande till?”

För att göra texten tydlig är det lämpligt att strukturera upp den i rubrik, en kort inledande text och snabbt komma till ärendet. Har du till exempel flera frågor eller önskemål, så är det klokt att dela upp dem i punkt- eller nummerlista. Detta underlättar för mottagaren att förstå dina frågor eller önskemål och därmed kan ditt meddelande besvaras snabbare än vad det annars hade gjorts.

Exempel: Jag önskar få studiefrågor till följande böcker:

• Juridik för tolkar
• Migrationskunskap för tolkar

Tips:

• Skriv korta meningar, undvik bisatser och dubbla negationer.
• Börja meningen eller stycket med det som är viktigast.
• Undvik förkortningar och interna uttryck som kan vara svåra att förstå.
• Läs noga igenom meddelandet innan du skickar i väg det eftersom det kan uppfattas som slarvigt och oseriöst om ett meddelande innehåller stavfel eller slarvfel.

Inte sällan sker det missförstånd i e-postandet för att avsändaren varit otydlig. Det kan innebära att du aldrig får ett svar eller att flera meddelanden måste skickas för att tydliggöra det första.

Om meddelandet riktar sig till någon du inte känner kan det vara viktigt att du skriver under meddelandet med både för- och efternamn.

Grammatik och ordval

Tänk på grammatik och ordval för att undvika missförstånd.

Exempel: ”Jag beställer böckerna i tisdag”. Det kan vara svårt för mottagaren att fatta om böckerna i fråga kommer att beställas kommande tisdag eller har beställts förra tisdagen och hur många och till och med till vem.

Ordvalet är också viktigt. Att först tänka efter på vem som är mottagare och vilken relation du har till denne underlättar ordvalet. Ibland kan man överdriva lite, skoja till det och vara lite frimodiga medan det i andra meddelanden och sammanhang passar bättre att använda ett mer strikt språk och ordval.

Inled gärna meddelandet med en hälsningsfras, exempelvis "Hej! Refererar till mötet i torsdags och..."Hej! Hoppas att ni har det bra och solen skiner på er. Jag e-postar för att fråga om..."

Automatisk brevfot

Automatisk brevfot innebär att alla dina meddelanden förses med en signatur längst ner i meddelandet. En brevfot bör innehålla följande uppgifter: namn, adress, telefonnummer, e-postadress. Eventuellt kan även annan information passa bra att ha med i brevfoten.

Grafisk utformning

Många upplever att det är svårare att läsa text på skärm än att läsa den på papper. Det är därför viktigt att texten i ett e-postmeddelande inte är för lång, gärna är uppdelad i stycken och inte för kompakt. Användandet av blankrad kan vara lämpligt. Undvik långa textavsnitt i versaler.

Välj ett typsnitt som är lättläst och utan seriffer, t ex Verdana, Arial eller Tahoma.

Tänk på att grafiska inställningar, fetstil, kursiv stil med flera, som du gjort i ditt meddelande inte alltid återges i mottagarens e-postprogram.

Bifogade filer

Om du vill bifoga en längre text i en särskild fil, bör du försäkra dig om att filen är sparad i ett format som mottagaren kan öppna/läsa. Allra bäst är att skicka den bifogade filen i pdf-format. På så sätt behåller filen typografi och formatering även efter att mottagaren öppnat den.

Det är viktigt att i meddelandet tala om att man bifogar en fil och att den är namngiven och har ett namn som är relevant till filens innehåll.

Alltför stora (utrymmeskrävande) bifogade filer bör undvikas, om man är osäker på om mottagaren kan ta emot stora filer. Bilder tar ofta stort utrymme men går bra att komprimera i ett komprimeringsprogram. Det kan även göras direkt i e-postprogrammet, bocka i antingen:

• Ändra storlek på stora bilder när det här meddelandet skickas (normalt högst 1024 x 768)
• Ändra inte storlek på bilderna

Kontroller alltid att de filer som du vill bifoga, finns med och framförallt att det är de korrekta filerna.

Stora eller många filer kan även skickas med ett speciellt överföringsprogam, till exempel "Sprend".

Att skicka ett meddelande

"Flaggor, markeringar och !!"

Undvik helst att använda flaggor, markeringar, viktigt och brådskande och inte minst !! Använd dem endast i undantagsfall och då det verkligen är befogat.

Sammanfattning

• Kontrollera utrymmet i inkorgen och inställningar för skräppost
• Anpassa (språk och ton) i meddelandet till mottagaren
• Använd rätt namn och eventuell titel på mottagaren
• Slarva inte med stavningen och undvik slarvfel
• Använd svarsfunktionen klokt
• Välj om tidigare konversation ska bifogas eller raderas
• Ämnet ska vara tydligt, relevant, informativt och konkret
• Strukturera textmeddelandet i rubriker, inledande text och använd gärna stycken och radbrytning
• Punkt- eller nummer listor underlättar förståelsen av meddelandet
• Undvik långa meningar, bisatser och dubbla negationer
• Använd automatisk brevfot (signatur)
• Typsnittet ska vara lätt att läsa och helst sakna seriffer
• Var sparsam med användandet av bl a flaggor, markeringar och utropstecken
• Bifogade filer ska inte vara för utrymmeskrävande
• Bifoga gärna filer i pdf-format